Какие документы нужны, чтобы избежать НДФЛ по подотчетным суммам?

Денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, не образуют объекта обложения НДФЛ. Но только при условии, что соответствующие операции подтверждены документально. 

Подотчетное лицо – это лицо, которому по распоряжению руководителя на основании соответствующего заявления выданы денежные средства на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения. Поэтому первый документ, который будет подтверждать отсутствие НДФЛ, – распоряжение руководителя о выдаче конкретной суммы конкретному работнику на определенные нужды.

Работник должен представить авансовый отчет с подтверждающими документами и произвести окончательный расчет в срок, установленный руководителем. Соответственно, вторую часть комплекта, освобождающего выплату от НДФЛ, составят отчет работника и документы, подтверждающие оплату покупок. Это могут быть квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и т. п. При этом важно, чтобы они легко читались и были оформлены непосредственно на подотчетное лицо. А в авансовом отчете должна быть приведена подробная расшифровка произведенных подотчетным лицом затрат.

Еще одна составляющая комплекта документов, которые подтверждают отсутствие НДФЛ по подотчетным средствам, связана с подтверждением оприходования организацией приобретенных через подотчетное лицо благ (ТМЦ, работ, услуг), а также возвратом сотрудником неиспользованных денег.